Санкт-Петербургский политехнический университет Петра Великого

Система электронного документооборота DIRECTUM

Проект стартовал в апреле 2010 г. и этого момента постоянно развивается. В рамках проекта были поставлены следующие задачи:

• обеспечение прозрачности внутренних процессов, обеспечение неизменности согласованных вариантов документов
• повышение исполнительской дисциплины
• отсутствие потери документов
• создание электронного архива и обеспечение доступа сотрудников к документам с учетом распределения прав.

На сегодняшний день решены следующие задачи:

• Полностью налажена регистрация входящей, исходящей и внутренней документации в системе DIRECTUM. Через СЭД вуза проходит порядка 3000 приказов в год.
• Налажена рассылка приказов на ознакомление, в которой задействовано 220 подразделений. Ежедневно с помощью системы DIRECTUM рассылку получают 1500-2000 пользователей.
• При регистрации документов в системе DIRECTUM используется механизм RapID, что позволяет оперативно находить в системе электронные документы по их бумажным копиям.
• Силами специалистов вуза было проведено обучение около 100 пользователей – начальников структурных подразделений, их заместителей и секретарей.
• В системе работают основные категории пользователей: специалисты, руководители подразделений и проректора.

В Санкт-Петербургском политехническом университете продолжается развитие и масштабирование СЭД на основные институты, подразделения и факультеты. С начала 2013 г. весь документооборот вуза ведется в электронном виде в системе DIRECTUM, ежегодно на 20% увеличивается количество используемых лицензий.

Расписание учебных занятий

Выбор системы для автоматизации процесса составления расписания учебных занятий сотрудниками СПбПУ проводился на протяжении нескольких лет. По результатам системного анализа всех имеющихся на рынке решений подобного рода, в т.ч. зарубежных, выяснилось, что решение «Расписание учебных занятий» корпорации «Галактика» наиболее полно удовлетворяет потребностям вуза в данной области.

Принятию решения о закупке системы предшествовал этап оценки применимости РУЗ в рамках одного института – Информационных технологий и управления. Это связано с тем, что данный институт реализует программы второго высшего образования и повышение квалификации специалистов, вследствие чего процесс формирования расписания имеет ряд отличительных особенностей:

• Отсутствие типовых недель (четная/нечетная);
• Основное время проведения занятий – вечернее, после 18.00;
• Различное расписание звонков в зависимости от дня недели;
• Неравномерный график прохождения дисциплин;
• Гибкий график «доступности» профессорско-преподавательского состава и др.

В результате тестирования системы в 2012 году было получено готовое расписание, отвечающее всем предъявленным к нему сотрудниками института требованиям, и был сделан вывод, что стандартная функциональность системы практически полностью удовлетворяет потребностям вуза. Была произведена закупка ПО.

В 2013 года система «Галактика Расписание учебных занятий» был введена в промышленную эксплуатацию и успешно эксплуатируется в масштабах всего университета. Были решены ключевые задачи этого направления:

• Ведение актуального реестра аудиторного фонда
• Контроль загруженности аудиторного фонда у руководства университета
• Эффективное использование «окон» в потоковых аудиториях
• Быстрое формирование печатных форм
• Доступность расписаний на сайте и в личных кабинетах 24/7
• Контроль за фактическим распределением нагрузки

Галактика Управление вузом

Проект по внедрению решения «Галактика Управление вузом» и системы «Галактика ERP. Управление учебным процессом»  стартовал в мае 2013 г.

Были установлены и настроены следующие модули системы:

• Управление контингентом студентов
• Учебный процесс
• Платное обучение
• Приемная кампания
• Утилиты администрирования

С 2015 года в процессе развития Системы были решены важные для вуза задачи по приему и учету иностранных студентов вуза.

Портал учебного заведения

С 2017 года начался новый этап развития проекта комплексной автоматизации вуза – разработка и запуск подсистем личных кабинетов.

Специалистами Экспертного центра последовательно были разработаны и введены и в эксплуатацию:

• Личный кабинет абитуриента
• Личный кабинет студента
• Личный кабинет иностранного абитуриента
• Личный кабинет выпускника