Цифровые закупки на базе Directum в СВФУ им. М.К.Аммосова

Северо-Восточный федеральный университет имени М.К. Аммосова (СВФУ, г. Якутск) – многоотраслевой вуз, в котором обучается более 19 тысяч студентов. Университет является постоянным заказчиком компании «Галактика ИТ», внедрение системы электронного документооборота Directum было проведено ещё в 2011-2013 гг. С тех пор вуз находится на постоянном сопровождении, и более того — сам вырастил команду квалифицированных специалистов по развитию проекта.

За несколько лет с помощью Directum была оптимизирована работа с разными типами документов: ОРД, договорами, обращениями граждан и организаций, счетами на оплату и актами на списание. Сегодня в системе работает более 1300 сотрудников, в том числе все руководители СВФУ. Сотни пользователей задействуют мобильные приложения Directum Solo и Directum Jazz в решении своих повседневных задач.

Новый этап цифровизации на базе Directum был призван упорядочить и ускорить согласование закупочной документации. Участники этого процесса находятся в разных зданиях, поэтому при бумажном взаимодействии возникали сложности: документы терялись, их обработка сильно затягивалась, не соблюдались сроки, не хватало прозрачности процедур.

Во время пандемии многие сотрудники перешли на удаленный формат работы — отладка цифрового взаимодействия была необходима.

В результате проекта внедрения Directum в части работы с закупочной документацией:

• удалось уйти от бумажного документооборота в части закупок и договоров;
• все подписания документов происходят через приложения Direсtum Solo и Directum Jazz или в веб-клиенте;
• прозрачно контролируются сроки и этапы согласования документов;
• на 50% сократилось время согласования документации.

Подробнее о проекте и механизмах его реализации рассказала компания «ДИРЕКТУМ».