Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации

Экспертный центр корпорации «Галактика» по работе с вузами ведёт комплексный проект цифровой трансформации Финансового университета при Правительстве Российской Федерации. Работа ведётся поэтапно, по ряду ключевых направлений:

• Электронный документооборот университета на базе DIRECTUM
• Индивидуальное автоматизированное рабочее место ректора
• Автоматизированная система расписания учебных занятий
• Система автоматизации процессов управления образовательной деятельностью

Первым проектом стала поддержка и развитие системы электронного документооборота, построенной на базе отечественной DIRECTUM. Решение полномасштабно эксплуатируется с 2009 года, как в Москве, так и в региональных филиалах.  В DIRECTUM зарегистрировано 1300 пользователей, система постоянно модернизируется и развивается.  С 2013 года ECM-проект вуза развивает корпорация «Галактика».

В системе электронного документооборота регистрируются документы, проводится их централизованная рассылка, согласуются проекты приказов по типовым маршрутам, осуществляется пересылка документов по нестандартным маршрутам, а также контроль исполнения поручений. Система позволяет  университету значительно сократить время на пересылку и согласование документов между подразделениями. Безусловно, это влияет на скорость принятия управленческих решений и повышает дисциплину подразделений.

Помимо руководства Финансового университета, руководителей структурных подразделений и их заместителей, в системе работают ответственные за делопроизводство специалисты структурных подразделений, а также работники управления делопроизводства и архива, отдела контроля исполнения поручений и другие пользователи.

Одним из ключевых элементов эффективной работы всей системы документооборота стало использование мобильного решения СЭД непосредственно ректором вуза д.э.н., проф. Михаилом Эскиндаровым.

Для работы ректора и помощника ректора с 2014 года использовалось решение iDecide Documents для iPad, а в сентябре 2016 г. был выполнен переход на новое мобильное решение DIRECTUM Solo для iPad.

Ректор Финансового университета получил новый удобный инструмент, который позволяет ему:

• Рассматривать входящие документы и рецензировать их с помощью графических и текстовых комментариев.
• Выносить резолюции по документам.
• Выдавать поручения, не связанные с документами (устные поручения).
• Отправлять резолюции и поручения на исполнение.
• Продлевать сроки исполнения поручений.
• Снимать задания и поручения с контроля.

В 2018 года в Финансовом университете при Правительстве РФ начался крупный проект модернизации существующих IT-систем и построения новой цифровой платформы образовательного учреждения в целях повышения эффективности управления вузом и предоставления новых современных цифровых сервисов для всех участников образовательного процесса.

Первым этапом проекта стала реализация задачи автоматизированного планирования и составления расписания учебных занятий.

Исполнителем по проекту стала компания «Галактика ИТ» — Экспертный центр корпорации «Галактика», базовой системой — «Галактика Расписание учебных занятий». Установка и настройка системы была выполнена в первой половине 2019 г. С сентября 2019 года система введена в эксплуатацию и расписание первого семестра учебного года 2019-2020 было составлено полностью в системе «Галактика РУЗ». С 2020 года система «Галактика Расписание учебных занятий»  находится на сопровождении и развитии, работы выполняет компания «Галактика ИТ».

Новая система позволила решить следующие вопросы:

• контроль за пересеченностью контингента студентов вплоть до каждого обучающегося
• оперативное оповещение участников учебного процесса по изменению в расписании учебных занятий
• контроль и анализ информации по плановому и фактическому расписанию учебных занятий.

Система «Галактика РУЗ» стала полноценным и достоверным источником данных для других систем вуза, что позволило реализовать новые удобные сервисы в университете. Данные из системы «Галактика РУЗ» используются для системы СКУД, что обеспечивают повышение безопасности вуза, а также для системы «Индивидуальная работа преподавателя» — в автоматическом режиме данные о фактических проведенных занятиях используются для расчета эффективности (KPI) сотрудников.

В 2019 году Экспертный центр корпорации «Галактика» по работе с вузами  стал исполнителем по реализации комплексного проекта автоматизации процессов управления всей образовательной деятельностью. В университете поэтапно настраиваются и вводятся в эксплуатацию модули систем

«Галактика ERP. Управление учебным процессом» по направлениям:

• Управление учебным процессом
• Управление контингентом студентов
• Учет успеваемости

и  «Галактика: портал учебного заведения» на направлениям:

• Личный кабинет студента
• Личный кабинет сотрудника
• Личный кабинет аспиранта
• Личный кабинет участника олимпиад.

Видео о проекте: Цифровые сервисы Финансового университета