Askona

«Аскона» — это быстрорастущая, вертикально интегрированная, территориально распределенная компания, в которой работает более трёх тысяч сотрудников. По мере роста её бизнеса значительно увеличивалось количество бумажных документов и усложнялись маршруты их движения. Настало время,  когда бумажный документооборот по согласованию и обработке документов уступил место современным технологиям,  базой была выбрана система Directum при глубокой интеграции с системой Галактика ERP.

Базовые задачи автоматизации:

• повышение эффективности работы разветвленной структуры компании;
• создание единого электронного архива документов с удобным поиском;
• соблюдение сроков согласования документов;
• контроль местонахождения документа на всех стадиях его жизненного цикла;
• оперативная отчетность о соблюдении регламента документооборота.

В ходе внедрения DIRECTUM были охвачены следующие направления:

• Работа с организационно-распорядительной документацией, используя модули системы «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами», «Канцелярия».
• Перевод в СЭД процессов подготовки и согласования договоров на базе бизнес-решения «Управление договорами».
• Согласование заявок на оплату.
• Электронный архив финансовых документов
• Работа с претензиями

Некоторые показатели/цифры проекта:

• более 3000 сотрудников;
• более 200 000 клиентов — контрагентов;
• более 300 удаленных подразделений;
• более 1500 первичных документов в сутки.

Разработанное на базе системы DIRECTUM решение позволило достичь следующих показателей:

• скорость согласования документов увеличилась на 50%;
• скорость доставки заданий также выросла на 50%;
• скорость поиска документов — не более одной минуты
• риск потери информации сокращен на 99%;

Значительным элементом,  характеризующим развитие проекта, стал переход на юридически значимый электронный документооборот  (ЮЗДО) на базе сервиса Synerdocs.  Решение задачи внутрикорпоративного и внешнего ЮЗДО позволило:

• Автоматизировать процесс приема и передачи юридически значимых документов.
• Исключить двойной ввод данных.
• Предоставить сотрудникам компаний единый интерфейс для работы с документами в рамках внутренних и внешних процессов.

Участники проекта  — около 250 подразделений 4-х компаний холдинга по всей территории РФ, общее количество пользователей ЭДО на текущий день –  более  100

Задействованные системы: «Галактика ERP»  (БД Oracle), CЭД DIRECTUM, Служба DISI, Модуль «Финансовый архив», Сервис обмена Synerdocs, Крипто-ПРО. В рамках проекта реализован обмен как формализованными документами, так и неформализованными (МХ-1, МХ-3).

Краткий итог проекта по внедрению ЮЗДО

• Объем автоматически подписываемых документов в день – около 5 тыс., планируемый объем – 10 тыс. в день.
• Сокращение издержек на обмен юридически значимыми электронными документами за счет исключения печати документов и более дешевой отправки документов.
• Значительное сокращение времени доставки юридически значимых электронных документов. Срок доставки документов составляет минуты.
• Исключение возможности потери документов при обмене.
• Существенное снижение количества ошибок в документах и быстрый процесс корректировки ошибочных документов;
• Высокая скорость подготовки налоговой отчётности и обеспечение учёта налоговых вычетов в необходимый период. Оперативное предоставление документов по требованиям налоговых органов.
• Возможности ускорения бизнес-процессов, завязанных на межкорпоративный документооборот, и ускорения оборота денежных средств.