Вологодская областная энергетическая компания

Цифровая трансформация энергетической компании региона

Компания «Галактика ИТ» выступила технологическим IT-партнёром АО «ВОЭК» и помогла в реализации трёх крупных проектов:

— внедрение системы электронного документооборота на базе Directum

— создание системы личных кабинетов

— перевод компании на электронный юридически значимый документооборот

Все запущенные системы успешно эксплуатируются, находятся на постоянном абонементном сопровождении и сопровождаются. Предприятие получило значительный экономический эффект, что отражено в публикациях и отзывах.

Основой для ИТ-стратегии АО «ВОЭК» стала «дорожная карта» «Энерджинет», одобренная Советом по модернизации экономики и инновационному развитию при Президенте РФ. Она ориентирована на развитие комплексных систем и сервисов интеллектуальной энергетики, обеспечение лидерства российских компаний на новых высокотехнологичных рынках мировой «энергетики будущего» в ближайшие 15-20 лет. В рамках реализуемой ВОЭК инвестиционной программы развития осуществляется целый комплекс мероприятий по модернизации сетей и электросетевого хозяйства, по повышению энергоэффективности и выполнению планов энергосбережения. Важную роль играет и развитие информационной инфраструктуры компании.

Наряду с созданием автоматизированной информационно-измерительной системы контроля и учета электроэнергии (АИИС КУЭ) в рамках исполнения требований ФЗ № 261 «Об энергосбережении», в компании активно развиваются электронные услуги для максимальной клиентоориентированности. Проведена большая работа по оптимизации бизнес-процессов компании и внедрению системы электронного документооборота (СЭД).

Подробнее

Три ключевых IT-проекта компании, где технологическим партнёром выступила компания «Галактика ИТ»:

В качестве СЭД была выбрана мощная современная российская разработка – система Directum, проект начался в мае 2016 г. Поставщиком и куратором проекта внедрения СЭД выступила компания «Галактика ИТ» (г. Санкт-Петербург). В рамках внедрения Directum в ВОЭК успешно решены следующие задачи автоматизации:

управление входящими и исходящими документами;
управление организационно-распорядительной деятельностью;
контроль исполнительской дисциплины.
управление договорами.
согласование прочих документов
управление совещаниями.

В настоящее время в системе работает несколько сотен пользователей. Руководством активно используются мобильные решения Directum Jazz и Solo для согласования документов и их подписания электронной подписью.

С использованием системы Directum, в ВОЭК ускорились процессы согласования документов, повысилась оперативность доступа к информации, были сведены к минимуму затраты на создание копий и исключён риск потери бумажных экземпляров документации. Значительно упростилась работа со сложными и многоэтапными процессами. Механизмы Directum позволили получать статистические данные о ходе бизнес-процессов, агрегировать и анализировать данные.

Логичным развитием проекта стало создание автоматизированной информационной системы самообслуживания — личный кабинет абонента, интегрированный с внутренними системами компании (Directum, 1С-Бухгалтерия и пр.). Абонент получил возможность дистанционно подавать заявку на технологическое присоединение, оперативно получать и отправлять информацию по объектам (показания приборов учёта, документация по взаиморасчётам и т. п.) и обращаться в компанию с целью заключения договора об оказании услуг или за справочной информацией. Основой создания ЛК Абонента стала система Битрикс24, проект внедрения был реализован в 2017-2018 гг.

На этапе реализации не обошлось и без сложностей. В их числе – неполная готовность клиентов перейти на новый уровень обслуживания компании. Но результат оказался однозначно положительным, и в настоящее время 100% заявок на техприсоединение проходит онлайн.

В 2018 году в эксплуатацию был запущен Личный кабинет сотрудника «ВОЭК». Все сотрудники получили доступ, и система стала хорошей площадкой коммуникации.

Параллельно был выполнен переход на юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) с клиентами на базе сервиса обмена.

Directum выступает единой точкой обмена, собирая и обрабатывая документы из учетных систем и сервисов. Юридическую значимость электронным документам всех форматов гарантирует квалифицированная электронная подпись, которая по закону равнозначна собственноручной, и использование сервиса обмена СБИС.

Большая часть Договоров технологического присоединения к сетям ВОЭК сейчас подписывается электронной подписью. Как следствие – увеличение скорости, прозрачности, наблюдаемости процесса, сокращение времени, расстояний, снижение издержек. Это плюсы и для клиентов, и для компании. Большим преимуществом обмена электронными документами через СБИС являются: гарантия завершения работ раньше обозначенного срока, сокращение количества этапов технологического присоединения и уменьшение его стоимости, единый центр получения документов в сетевой компании, а на этапе оформления документов – исключение необходимости посещения Центра обслуживания потребителей или пересылки почтой.

Переход на ЮЗДО в части процесса технологического присоединения стал пилотной площадкой для апробирования этой технологии. На следующем этапе система ЮЗЭДО стала расширяться на всю хозяйственную деятельность компании.

Справка:

«Вологодская Областная Энергетическая компания» (ВОЭК) — это современное динамично развивающееся предприятие, сформировавшееся в 2016 году как единая электросетевая компания региона. Основной целью деятельности является обеспечение бесперебойного, надежного, безопасного, качественного электро- и теплоснабжения потребителей на территории эксплуатационной ответственности. Компания присутствует в 16 муниципальных образованиях Вологодской области.